Ведення кадрового діловодства на підприємстві

Ведення кадрового діловодства на підприємстві в Україні являє собою трудомісткий і тривалий процес, при якому необхідно постійно враховувати нюанси Кодексу законів про працю України, трудового законодавства та нормативних актів, пов'язаних з кадровим обліком, і постійно відслідковувати законодавчі зміни.

Крім цього, слід враховувати, що більшість кадрових документів в Україні оформляється на підставі типових форм, кожна з яких має затверджені правила оформлення.

Відповідно до законодавства України ведення кадрового діловодства є безпосереднім обов'язком будь-якого роботодавця (підприємства, установи, організації) незалежно від форми власності, виду діяльності, кількості персоналу чи фінансового обороту. Як правило, ведення кадрового діловодства в Україні для підприємств, організацій та установ включає:

1) підготовку первинних кадрових документів:

• наказів по кадрах (прийом, переведення, преміювання, стягнення, відпустки, звільнення, відрядження і т.д.);
• штатного розкладу;
• табеля обліку робочого часу персоналу.

2) оформлення кадрових документів:

• оформлення лікарняних листів (заповнення кадрової інформації);
• підготовка довідок з місця роботи;
• складання документації для оформлення звільнення співробітника відповідно до законодавства України.

3) ведення кадрового обліку:

• ведення особистих карток персоналу та особистих справ;
• ведення трудових книжок та книги обліку руху трудових книжок;
• ведення книг / журналів обліку наказів з особового складу;
• ведення обліку залишків відпусток персоналу.

4) підготовку та подання обов'язкової звітності по персоналу до державних органів України:

• звіт 1-ПВ «Звіт з праці» (щомісячний звіт);
• звіт 1-ПВ «Звіт з праці» (щоквартальний звіт);
• звіт 7-ПВ «Звіт про заробітну плату за професіями окремих працівників» (один раз на чотири роки);
• звіт 1-ПВ «умови праці» (один раз на 2 роки);
• звіт 3-борг «Звіт про заборгованість з оплати праці» (місячна);
• звіт 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)»;
• звіт 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв'язку із змінами в організації виробництва і праці»;
• звіт 10-ПОІ «Звіт про зайнятість та працевлаштування осіб з інвалідністю» (річна);
• Інформація про зайнятість і працевлаштування громадян, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню (річна).

5) моніторинг ключових ризиків, пов'язаних з фінансовими санкціями та кримінальною відповідальністю за невиконання трудового законодавства:

• дотримання нормативу робочих місць для інвалідів на підприємстві;
• дотримання квот для осіб, що мають додаткові гарантії (одинокі матері, діти-сироти, особи передпенсійного віку, особи звільнені після відбуття терміну, випускники навчальних закладів, які раніше ніде не працювали і т. д.)
• своєчасність і правильність оформлення звільнень;
• своєчасність виплати та правильність розрахунку заробітної плати;
• повноту, обсяг і своєчасність подачі обов'язкової звітності з кадрів;
• дотримання угод про працю, норм трудового законодавства;
• дотримання нормативів з охорони праці;
• періодичність та документування проходження медичних профоглядів;
• інших вимог законодавства, що передбачають кримінальну та істотну матеріальну відповідальність.

З червня 2021 набуває чинності законодавство щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі. Згідно «реформи» роботодавці повинні протягом п’ятирічного перехідного періоду вести трудові книжки як у паперовій, так й електронній формі. В додаток, до Реєстру потрібно кожний запис вносити у вигляді сканованих або оцифрованих копій, передбачених законодавством документів. Фактично, тепер весь кадровий облік усіх підприємств стає централізованим і під повним контролем держави. Такої «реформи» немає ніде у світі, навіть у самих тоталітарних країнах.

Після перехідного періоду у підприємства залишається обов'язок вносити на вимогу працівника до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення. Що зводить ідею "зменшення витрат роботодавців на ведення паперового документообігу" нанівець.

Окремо в кадровому обліку можна виділити військовий облік на підприємстві в Україні. Незважаючи на вказівки Міноборони про обов'язковість його веденні в компаніях, на підприємствах та в організаціях, включаючи повідомлення у військкомати про прийняття / звільнення військовозобов'язаних громадян, заповненні в особистих картках персоналу записів і дотримання інших положень військового обліку, в тому числі і на випадок військових дій, відсутність реальної відповідальності не стимулює підприємства до його ведення. Власне військовий облік в Україні є пережитком минулого.

Слід пам'ятати, що кадрова служба підприємства повинна організувати ефективну систему з захисту персональних даних працівників на підприємстві відповідно до законодавства України. Мається на увазі, що компанія не може збирати про співробітників деякі види інформації (про віросповідання, політичні погляди і т.п.), дані про працівників компанії повинні бути суворо конфіденційні (як на організаційному, так і технічному рівні), компанія не може використовувати різні види стеження за персоналом, підслуховування їх телефонних розмов без їх відома, порушувати таємницю листування, в т.ч. в електронній формі, і здійснювати інший збір інформаціі про персонал.

В Україні перевірку правильності ведення кадрового діловодства та дотримання трудового законодавства здійснює ряд наглядових органів - центр зайнятості, фонди соціального страхування, інспекції з охорони праці, основний контроль здійснює Департамент нагляду за додержанням законодавства про працю Міністерства праці України. Як було зазначено вище, не дотримання різних аспектів законодавства про працю призводить до матеріальної, адміністративної та кримінальної відповідальності.

Слід враховувати, що дані кадрового обліку є основою для правильного розрахунку заробітної плати і впливають на повноту і своєчасність її виплати.

Увага, останні редакції законів та інших нормативних актів України Ви завжди можете знайти на сайті Верховної Ради України.