Член в Украине IAPA (Международная Ассоциация Профессиональных Бухгалтеров)

Кадровый учет в Украине

ул. Дегтяревская, 33А,
7 этаж,
03057, Киев, Украина.

Tel.: +380 (44) 467 6353

Ведение кадрового делопроизводства в Украине

Ведение кадрового делопроизводства в Украине представляет собой трудоемкий и длительный процесс, при котором необходимо постоянно учитывать нюансы Кодекса законов о труде Украины, трудового законодательства и нормативных актов, связанных с кадровым учетом, и постоянно отслеживать законодательные изменения.

Помимо этого, следует учитывать, что большинство кадровых документов в Украине оформляется на основании типовых форм, каждая из которых имеет утверждённые правила оформления.


Кадровый учет и ведение кадрового делопроизводства в Украине

В соответствии с законодательством Украины ведение кадрового учета является непосредственной обязанностью любого работодателя (предприятия, учреждения, организации) вне зависимости от формы собственности, вида деятельности, количества персонала и финансового оборота.

Как правило, ведение кадрового делопроизводства в Украине для предприятий, организаций и учреждений включает:

1) подготовку первичных кадровых документов:

  • приказов по кадрам (прием, перевод, премирование, взыскания, отпуска, увольнения, командировки и др.);
  • штатного расписания;
  • табеля учета рабочего времени персонала.

2) оформление кадровых документов:

  • оформление больничных листов (заполнение кадровой информации);
  • оформление справок с места работы;
  • подготовка документации для оформления увольнения сотрудника в соответствии с законодательством Украины.

3) ведение кадрового учета:

  • ведение личных карточек персонала и личных дел;
  • ведение трудовых книжек и книги учета движения трудовых книжек;
  • ведение книг/журналов учета приказов по личному составу;
  • ведение учета остатков отпусков персонала.

4) подготовку и подачу обязательной отчетности по персоналу в государственные органы Украины:

  • отчет 1-ПВ «Отчет по труду» (ежемесячно);
  • отчет 1-ПВ «Отчет по труду» (ежеквартально);
  • отчет 7-ПВ «Отчет о заработной платы по профессиям отдельных работников» (один раз в четыре года);
  • отчет 1-ПВ «условия труда» (один раз в 2 года);
  • отчет 3-борг «Отчет о задолженности по оплате труда» (ежемесячно);
  • отчет 3-ПН «Информация о спросе на рабочую силу (вакансии)»;
  • отчет 4-ПН «Информация о запланированном массовом увольнении работников в связи с изменениями в организации производства и труда»;
  • отчет 10-ПОІ «Отчет о занятости и трудоустройстве лиц с инвалидностью» (ежегодно);
  • Информация о занятости и трудоустройстве граждан, которые имеют дополнительные гарантии при содействии трудоустройства (ежегодно).

5) мониторинг ключевых рисков, связанных с финансовыми санкциями и уголовной ответственностью за невыполнение трудового законодательства:

  • соблюдение норматива рабочих мест для инвалидов на предприятии;
  • соблюдение квот для лиц, имеющие дополнительные гарантии (одинокие матери, дети-сироты, лица предпенсионного возраста, лица освобожденные после отбывания срока, выпускники учебных заведений, ранее нигде не работающие и т.д.)
  • своевременность и правильность оформления увольнений;
  • своевременность выплаты и правильность расчета заработной платы;
  • полноту, объём и сроки подачи обязательной отчетности по кадрам;
  • соблюдение соглашений о труде, норм трудового законодательства;
  • соблюдение нормативов по охране труда;
  • периодичность и документирование прохождения медицинских профосмотров;
  • других требований, предусматривающих уголовную и существенную материальную ответственность.

С июня 2021 вступает в силу законодательство по учету трудовой деятельности работника в электронной форме. Согласно «реформы» работодатели должны в течение пятилетнего переходного периода вести трудовые книжки как в бумажной, так и электронной форме. В дополнение, в Реестр необходимо вносить каждую запись в виде сканированных или оцифрованных копий, предусмотренных законодательством документов. Фактически, теперь весь кадровый учет всех предприятий становится централизованным и под полным контролем государства. Такой «реформы» нет нигде в мире, даже в самых тоталитарных странах.

После переходного периода у предприятия остается обязанность вносить по требованию работника в бумажную трудовую книжку записи о приеме на работу, переводе и увольнении. Что сводит идею "уменьшение расходов работодателей на ведение бумажного документооборота" на нет.

Отдельно в кадровом учете можно выделить воинский учет в Украине. Несмотря на указания Минобороны об обязательности его ведении в компаниях, на предприятиях и в организациях, включая сообщении в военкоматы о принятии/увольнении военнообязанных граждан, заполнении в личных карточках персонала записей и соблюдении других положений воинского учета, в том числе и на случай военных действий, отсутствие реальной ответственности не стимулирует предприятия к его ведению. По сути воинский учет в Украине является пережитком прошлого.

Следует помнить, что кадровая служба предприятия обязана организовать эффективную систему по защите персональных данных работников в соответствии с законодательством Украины. Это подразумевает, что предприятие не может собирать о сотрудниках некоторые виды информации (о вероисповедании, политических взглядах и т.п.), данные о работниках компании должны быть строго конфиденциальны (как на организационном, так и техническом уровне), компания не может использовать различные виды слежки за персоналом, подслушивания их телефонных переговоров без их ведома, нарушать тайну переписки, в т.ч. и электронной, и осуществлять другой сбор информации о персонале.

В Украине проверку правильности ведения кадрового делопроизводства и соблюдение трудового законодательства на предприятии осуществляет ряд надзорных органов – центр занятости, фонды социального страхования, инспекции по охране труда, основной контроль осуществляет Департамент надзора за соблюдением законодательства о труде Министерства труда Украины. Как было указано выше, не соблюдение различных аспектов законодательства о труде ведет к материальной, административной и уголовной ответственности.

Следует учитывать, что данные кадрового учета являются основой для правильного расчета заработной платы и влияют на полноту и своевременность её выплаты.

Внимание, последние редакции законов и других нормативных актов Украины Вы всегда можете найти на сайте Верховного Совета Украины.

© 2001-2021 Бухгалтерские услуги (Киев / Украина)трудовые книжки в электронном виде
учет кадров в Украине, кадровое делопроизводство, ведение учета кадров и кадрового делопроизводства, кадровый учет (Украина),
услуги по начислению и расчету заработной платы, кадрововое администрирование в Украине. Все права защищены.
e-mail: info@units.com.ua тел: +380 44 4676353
Designed by Special.net.ua All rights reserved

Units Consulting Ltd.: Accounting, Payroll Services, Smartsheet Implementation, Xero Services, QuickBooks Implementation Services and Company Formation Services in Ukraine