Ведение кадрового делопроизводства в Украине

Ведение кадрового делопроизводства в Украине представляет собой трудоемкий и длительный процесс, при котором необходимо постоянно учитывать нюансы Кодекса законов о труде Украины, трудового законодательства и нормативных актов, связанных с кадровым учетом, и постоянно отслеживать законодательные изменения. Помимо этого, большинство кадровых документов оформляется на основании типовых форм, каждая из которых имеет утверждённые правила оформления.

Как правило, в украинской компании ведение кадрового делопроизводства включает:

1) мониторинг ключевых рисков, связанных с финансовыми санкциями и уголовной ответственностью за невыполнение трудового законодательства:

• соблюдение норматива рабочих мест для инвалидов;
• своевременность и правильность оформления увольнений;
• своевременность выплаты и правильность расчета заработной платы;
• полноту, объём и сроки подачи обязательной отчетности по кадрам;
• соблюдение соглашений о труде, норм трудового законодательства;
• соблюдение нормативов по охране труда;
• других требований, предусматривающих уголовную и существенную материальную ответственность.

2) подготовку первичных кадровых документов:

• приказов по кадрам (прием, перевод, премирование, взыскания, отпуска, увольнения, командировки и др.);
• штатного расписания;
• табеля учета рабочего времени персонала.

3) оформление кадровых документов:

• оформление больничных листов (заполнение кадровой информации);
• оформление справок с места работы;
• подготовка документации для оформления увольнения сотрудника в соответствии с законодательством Украины.

4) ведение кадрового учета:

• ведение личных карточек персонала и личных дел;
• ведение трудовых книжек и книги учета движения трудовых книжек;
• ведение книг/журналов учета приказов по личному составу;
• ведение учета остатков отпусков персонала.

5) подготовку и подачу обязательной отчетности по персоналу в государственные органы Украины:

• отчет 1-ПВ (ежемесячный отчет);
• отчет 1-ПВ (ежеквартальный отчет);
• отчет 1-ПВ (ежегодный отчет);
• отчет 3-ПВ (полугодовой отчет);
• отчет 3-ПВ «условия труда» (ежегодный отчет);
• отчет 6-ПВ (ежегодный отчет);
• отчет 3-ПН (отчет по вакансиям);
• отчет 4-ПН (план) (при увольнении персонала);
• отчет 4-ПН (факт) (при увольнении персонала);
• отчет 5-ПН (отчет по уволенным);
• отчет о занятости и трудоустройстве инвалидов 10-ПИ (ежегодный отчет).

При этом в соответствии с законодательством Украины ведение кадрового делопроизводства является непосредственной обязанностью любого работодателя (предприятия, организации) вне зависимости от формы собственности, количества персонала и финансового оборота.

В Украине проверку правильности ведения кадрового делопроизводства и соблюдение трудового законодательства осуществляет ряд надзорных органов – центр занятости, фонды социального страхования, инспекции по охране труда, основной контроль осуществляет Департамент надзора за соблюдением законодательства о труде Министерства труда Украины. Как было указано выше, не соблюдение различных аспектов законодательства о труде ведет к материальной, административной и уголовной ответственности.

Следует учитывать, что данные кадрового учета являются основой для правильного расчета заработной платы и влияют на полноту и своевременность её выплаты.

Внимание, последние редакции законов и других нормативных актов Украины Вы всегда можете найти на сайте Верховного Совета Украины.